Chính Sách Đổi Trả | Cơ Khí Gia An Phú

Cơ Khí Gia An Phú xây dựng Chính Sách Đổi Trả nhằm quy định nguyên tắc tiếp nhận và xử lý các trường hợp khách hàng có nhu cầu đổi, trả hoặc yêu cầu xử lý lại sản phẩm sau khi nhận hàng.

Do đặc thù hoạt động của Gia An Phú gồm cả cung cấp thép tấm, cắt theo quy cách và gia công kim loại tấm theo bản vẽ, khả năng đổi trả phụ thuộc rất lớn vào tình trạng hàng hóa và mức độ cá nhân hóa của từng đơn hàng.

Một sản phẩm thép nguyên tấm có thể có khả năng xử lý khác với:

SS400 – 5 mm – cắt 500 × 300 mm theo yêu cầu

và càng khác với:

Chi tiết đã Laser + chấn CNC theo DXF/PDF riêng của khách hàng.

Vì vậy, Gia An Phú không áp dụng một nguyên tắc đổi trả giống nhau cho tất cả sản phẩm.

Căn cứ xử lý bao gồm:

ĐƠN HÀNG + BÁO GIÁ + BẢN VẼ + YÊU CẦU ĐÃ XÁC NHẬN + TÌNH TRẠNG THỰC TẾ CỦA SẢN PHẨM

Phạm Vi Áp Dụng

Chính sách này áp dụng đối với các sản phẩm và đơn hàng do Gia An Phú cung cấp hoặc gia công, bao gồm:

• Thép tấm nguyên tấm
• Thép tấm cắt theo kích thước
• Thép gân
• Thép mạ kẽm
• Thép nhũ
• Tole mạ màu
• Chi tiết cắt Laser CNC
• Chi tiết chấn gấp CNC
• Chi tiết Laser + chấn CNC
• Vỏ máy
• Tủ, hộp, khay kim loại
• Chi tiết kim loại tấm theo bản vẽ
• Các sản phẩm cơ khí khác thuộc phạm vi đơn hàng đã xác nhận

Khả năng đổi, trả hoặc xử lý lại được xem xét theo từng trường hợp cụ thể.

Nguyên Tắc Đổi Trả Của Gia An Phú

Gia An Phú phân biệt rõ ba nhóm sản phẩm chính:

HÀNG TIÊU CHUẨN / NGUYÊN TẤM

HÀNG ĐÃ CẮT THEO QUY CÁCH RIÊNG

HÀNG ĐÃ GIA CÔNG THEO BẢN VẼ RIÊNG

Mức độ có thể đổi trả giảm dần khi sản phẩm đã được cá nhân hóa theo yêu cầu khách hàng.

Hàng Chưa Được Gia Công Theo Yêu Cầu Riêng

Đối với vật liệu ở trạng thái tiêu chuẩn và chưa được cắt hoặc gia công riêng, Gia An Phú có thể kiểm tra khả năng xử lý yêu cầu đổi/trả dựa trên:

• Tình trạng sản phẩm
• Quy cách
• Số lượng
• Tình trạng kho
• Nội dung đơn hàng
• Chi phí đã phát sinh
• Thỏa thuận giữa hai bên

Việc tiếp nhận yêu cầu không đồng nghĩa với việc mặc định sản phẩm đủ điều kiện đổi trả.

Hàng Đã Cắt Theo Kích Thước

Sau khi một tấm thép đã được cắt thành quy cách riêng như:

500 × 300 mm – Qty 20

vật liệu không còn ở trạng thái nguyên tấm ban đầu.

Khả năng sử dụng lại cho khách hàng khác có thể bị hạn chế đáng kể.

Do đó, hàng đã cắt theo kích thước riêng thường cần được xem xét khác với hàng tiêu chuẩn chưa gia công.

Hàng Đã Gia Công Theo Bản Vẽ

Đối với sản phẩm được thực hiện theo:

• CAD
• DXF
• PDF
• Drawing kỹ thuật
• Part number
• Revision
• Kích thước riêng
• Geometry riêng

thì sản phẩm được tạo riêng cho đơn hàng cụ thể.

Ví dụ:

THÉP TẤM → LASER → BENDING → FINISHED PART

Sau khi hoàn thành, sản phẩm thường khó chuyển sang sử dụng cho một khách hàng hoặc dự án khác.

Vì vậy, các đơn hàng này không được xem như hàng hóa tiêu chuẩn có thể đổi trả tùy ý.

Các Trường Hợp Được Tiếp Nhận Kiểm Tra Đổi Trả

Gia An Phú tiếp nhận kiểm tra các trường hợp khách hàng phản ánh sản phẩm có dấu hiệu không phù hợp với nội dung đã được xác nhận.

Ví dụ:

• Giao sai loại thép
• Giao sai mác thép
• Sai độ dày
• Sai quy cách
• Sai số lượng
• Giao nhầm mã hàng
• Sản phẩm không đúng drawing sản xuất đã xác nhận
• Thiếu chi tiết
• Sai công đoạn gia công
• Hư hỏng rõ ràng phát sinh trong phạm vi trách nhiệm của Gia An Phú
• Các trường hợp khác có căn cứ đối chiếu rõ ràng

Việc tiếp nhận yêu cầu đổi trả sẽ đi kèm bước kiểm tra nguyên nhân trước khi xác định phương án xử lý.

Đổi Trả Khi Giao Sai Vật Liệu

Nếu khách hàng đặt:

SS400

nhưng sản phẩm thực tế được xác định không phù hợp với loại vật liệu đã được hai bên thống nhất, Gia An Phú sẽ kiểm tra:

• Báo giá
• Đơn đặt hàng
• Thông tin vật liệu
• Chứng từ liên quan nếu có
• Hàng hóa thực tế

Nếu nguyên nhân được xác định thuộc phạm vi trách nhiệm của Gia An Phú, phương án xử lý có thể bao gồm:

• Đổi đúng vật liệu
• Thay thế sản phẩm
• Xử lý theo phương án khác được hai bên thống nhất

Đổi Trả Khi Sai Độ Dày Hoặc Quy Cách

Ví dụ đơn hàng xác nhận:

SS400 – 5 mm – 500 × 300 mm – Qty 20

nhưng khách hàng phát hiện một số sản phẩm có dấu hiệu không đúng quy cách đã xác nhận.

Khách hàng nên:

• Tách riêng sản phẩm liên quan
• Ghi nhận quantity
• Đo kích thước
• Chụp hình nếu phù hợp
• Giữ nguyên hiện trạng
• Liên hệ Gia An Phú

Gia An Phú sẽ đối chiếu với thông tin đơn hàng để xác định nguyên nhân và phương án xử lý.

Đổi Trả Khi Sai Số Lượng

Nếu khách hàng nhận thiếu hoặc thừa so với số lượng đã xác nhận, nên cung cấp rõ:

PART NUMBER + QUANTITY YÊU CẦU + QUANTITY THỰC NHẬN

Ví dụ:

A01 – yêu cầu 50 – thực nhận 48

Gia An Phú sẽ kiểm tra chứng từ và đơn hàng để xác định phương án bổ sung hoặc điều chỉnh phù hợp.

Đổi Trả Đối Với Chi Tiết Cắt Laser CNC

Đối với sản phẩm Laser theo bản vẽ, việc đánh giá phải dựa trên đúng drawing sản xuất.

Các thông tin cần kiểm tra có thể gồm:

• Part number
• Revision
• Material
• Thickness
• Outer contour
• Hole
• Slot
• Cutout
• Quantity

Ví dụ:

A01 – REV B

nếu Gia An Phú thực hiện đúng REV B đã được xác nhận nhưng khách hàng sau đó muốn sử dụng REV C mới, đây không mặc định là lỗi của sản phẩm hiện tại.

Trường hợp đó được xem là thay đổi thiết kế sau xác nhận, không phải đổi trả do lỗi gia công.

Đổi Trả Đối Với Chi Tiết Chấn CNC

Đối với sản phẩm đã chấn, căn cứ kiểm tra có thể bao gồm:

• Bend angle
• Finished dimensions
• Flange
• Hướng chấn
• Geometry thành phẩm
• Drawing
• Revision

Nếu sản phẩm không phù hợp với bản vẽ đã xác nhận và nguyên nhân thuộc phạm vi Gia An Phú, phương án có thể là:

• Điều chỉnh
• Gia công lại
• Sản xuất lại
• Xử lý theo thỏa thuận

Không nhất thiết mọi trường hợp đều phải “đổi toàn bộ sản phẩm”.

Đổi Trả Đối Với Sản Phẩm Laser + Chấn CNC Trọn Gói

Với sản phẩm đã đi qua nhiều công đoạn:

MATERIAL → LASER → BENDING → FINISHED PART

việc xử lý cần đánh giá toàn bộ chuỗi.

Ví dụ một bracket không phù hợp có thể liên quan đến:

• Flat pattern
• Hole position
• Bend location
• Bend angle
• Finished dimension
• Drawing revision

Do đó, khách hàng nên cung cấp đầy đủ bản vẽ và mô tả vị trí cần kiểm tra.

Trường Hợp Khách Hàng Đặt Sai Quy Cách

Nếu khách hàng đã xác nhận:

• Sai material
• Sai thickness
• Sai kích thước
• Sai quantity
• Sai drawing
• Sai revision

và Gia An Phú đã sản xuất đúng theo yêu cầu đó, sản phẩm không mặc định thuộc phạm vi đổi trả.

Ví dụ khách hàng xác nhận:

SS400 – 3 mm – 500 × 300 mm

sau khi hàng đã cắt mới phát hiện thực tế cần:

SS400 – 5 mm – 500 × 300 mm

thì vật liệu cũ đã được xử lý theo thông tin ban đầu.

Trong trường hợp này, yêu cầu mới có thể được xem là đơn hàng mới hoặc phần công việc phát sinh.

Trường Hợp Thay Đổi Drawing Sau Khi Sản Xuất

Quản lý revision đặc biệt quan trọng với gia công theo bản vẽ.

Ví dụ:

REV A → đã xác nhận sản xuất

Sau đó khách hàng gửi:

REV B → thiết kế mới

Nếu sản phẩm được sản xuất đúng REV A trước khi REV B được xác nhận, việc thay đổi này không mặc định thuộc phạm vi đổi trả.

Do đó, khách hàng nên ghi rõ:

REV A – OBSOLETE

REV B – FOR PRODUCTION

khi thay đổi thiết kế.

Trường Hợp Không Thuộc Phạm Vi Đổi Trả

Tùy kết quả kiểm tra, các trường hợp sau có thể không thuộc phạm vi đổi trả của Gia An Phú:

• Khách hàng đặt sai vật liệu
• Khách hàng xác nhận sai độ dày
• Khách hàng cung cấp sai kích thước
• Khách hàng gửi sai drawing
• Gia công đúng revision đã được xác nhận nhưng khách hàng thay đổi thiết kế sau đó
• Sản phẩm đã được khách hàng cắt sửa
• Sản phẩm đã được hàn
• Sản phẩm đã được chấn lại
• Sản phẩm đã được gia công tiếp bởi bên khác
• Sản phẩm đã được sơn hoặc xử lý bề mặt làm thay đổi hiện trạng
• Hư hỏng do sử dụng không phù hợp
• Hư hỏng do bảo quản không phù hợp
• Hư hỏng do vận chuyển sau khi trách nhiệm đã được xác định thuộc bên khác
• Các yêu cầu mới chưa có trong đơn hàng ban đầu

Mỗi trường hợp vẫn cần được đánh giá dựa trên thông tin thực tế.

Sản Phẩm Đã Được Gia Công Tiếp Sau Khi Nhận

Khi phát hiện vấn đề, khách hàng nên hạn chế tiếp tục xử lý sản phẩm nếu chưa cần thiết.

Ví dụ một part Laser sau khi nhận đã được:

• Hàn
• Mài
• Khoan thêm
• Chấn lại
• Sơn
• Lắp ráp
• Cắt sửa

thì trạng thái ban đầu của sản phẩm có thể không còn nguyên vẹn.

Điều này làm việc xác định nguyên nhân trở nên khó khăn hơn.

Do đó:

PHÁT HIỆN BẤT THƯỜNG → TÁCH PART → GIỮ HIỆN TRẠNG → LIÊN HỆ GIA AN PHÚ

là phương án nên ưu tiên.

Điều Kiện Khi Gửi Yêu Cầu Đổi Trả

Khách hàng nên cung cấp đủ thông tin để Gia An Phú đối chiếu.

Các thông tin hữu ích gồm:

• Tên khách hàng/doanh nghiệp
• Mã báo giá
• PO
• Ngày nhận hàng
• Part number
• Revision
• Material
• Quantity bị ảnh hưởng
• Nội dung cần kiểm tra
• Hình ảnh/video nếu có
• Drawing liên quan

Ví dụ:

PO GAP-002 – PART B01 – REV C – 5/100 part cần kiểm tra – kèm ảnh vị trí liên quan.

Càng mô tả cụ thể, việc xác minh càng nhanh.

Quy Trình Tiếp Nhận Yêu Cầu Đổi Trả

Quy trình cơ bản:

KHÁCH HÀNG PHẢN ÁNH

↓

GIA AN PHÚ TIẾP NHẬN THÔNG TIN

↓

ĐỐI CHIẾU ĐƠN HÀNG / DRAWING

↓

KIỂM TRA SẢN PHẨM

↓

XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN

↓

THỐNG NHẤT PHƯƠNG ÁN

Tiếp Nhận Thông Tin

Gia An Phú ghi nhận nội dung phản ánh và xác định sản phẩm liên quan.

Đối Chiếu Đơn Hàng

Kiểm tra:

• Material
• Thickness
• Size
• Quantity
• Drawing
• Revision
• Phạm vi gia công

Kiểm Tra Thực Tế

Tùy trường hợp, việc kiểm tra có thể dựa trên:

• Hình ảnh
• Video
• Dữ liệu đo
• Sản phẩm thực tế
• Hồ sơ kỹ thuật

Xác Định Nguyên Nhân

Sau khi đủ dữ liệu, hai bên xác định vấn đề xuất phát từ:

• Vật liệu
• Gia công
• Drawing
• Revision
• Thông tin đầu vào
• Vận chuyển
• Công đoạn sau bàn giao
• Hoặc nguyên nhân khác

Thống Nhất Phương Án

Phương án xử lý được lựa chọn dựa trên kết quả kiểm tra.

Các Phương Án Xử Lý Có Thể Áp Dụng

Tùy từng tình huống, Gia An Phú có thể phối hợp với khách hàng theo một trong các hướng sau.

Đổi Sản Phẩm

Có thể áp dụng khi:

• Hàng giao sai
• Sản phẩm không phù hợp và có thể thay thế
• Nguyên nhân được xác nhận thuộc phạm vi trách nhiệm của Gia An Phú

Gia Công Điều Chỉnh

Nếu part có thể được xử lý lại để đáp ứng yêu cầu, đây có thể là phương án phù hợp hơn việc sản xuất mới.

Sản Xuất Lại

Nếu sản phẩm không thể điều chỉnh và nguyên nhân thuộc phạm vi trách nhiệm của Gia An Phú, phần sản phẩm bị ảnh hưởng có thể được sản xuất lại theo phương án thống nhất.

Bổ Sung Số Lượng

Áp dụng khi xác nhận thiếu hàng thuộc phạm vi cung cấp.

Hoàn Tiền Hoặc Điều Chỉnh Giá Trị

Chỉ được xem xét khi phù hợp với tình trạng đơn hàng và thỏa thuận giữa hai bên.

Gia An Phú không áp dụng cơ chế:

“Khách trả hàng là tự động hoàn 100% giá trị”

cho mọi trường hợp, đặc biệt với hàng đã được sản xuất riêng theo yêu cầu.

Hoàn Tiền Đối Với Hàng Gia Công Riêng

Sản phẩm gia công theo bản vẽ thường không thể bán lại như hàng tiêu chuẩn.

Do đó, việc hoàn tiền nếu phát sinh cần dựa trên:

• Nguyên nhân
• Tình trạng sản phẩm
• Phần công việc đã hoàn thành
• Vật liệu đã sử dụng
• Khả năng xử lý lại
• Phạm vi lỗi
• Trách nhiệm của từng bên
• Thỏa thuận của đơn hàng

Nếu nguyên nhân được xác nhận thuộc khách hàng, chẳng hạn gửi sai drawing hoặc thay đổi thiết kế sau sản xuất, phần chi phí đã phát sinh không mặc định được hoàn lại.

Hủy Đơn Hàng Trước Khi Giao Hàng Có Phải Là Đổi Trả Không?

Không.

Hủy đơn hàng là trường hợp khách hàng muốn dừng giao dịch trước khi hoàn tất hoặc bàn giao, trong khi đổi trả thường phát sinh sau khi hàng đã được giao hoặc hoàn thành.

Khả năng hủy phụ thuộc vào trạng thái sản xuất.

Chưa Chuẩn Bị Vật Liệu

Gia An Phú sẽ kiểm tra tình trạng đơn hàng để trao đổi phương án.

Đã Chuẩn Bị Vật Liệu

Có thể đã phát sinh chi phí vật liệu hoặc mua hàng riêng cho đơn hàng.

Đã Cắt

Vật liệu đã thay đổi trạng thái.

Đã Laser/Chấn

Sản phẩm đã mang geometry riêng của khách hàng.

Do đó, việc hủy cần được xử lý dựa trên chi phí và công việc thực tế đã phát sinh.

Phần Vật Liệu Dư Có Được Trả Lại Không?

Đối với trường hợp khách hàng mua nguyên tấm rồi yêu cầu Gia An Phú cắt, việc xử lý phần thép dư phụ thuộc vào thỏa thuận của đơn hàng.

Có thể có các phương án như:

• Bàn giao phần dư
• Giữ lại theo thống nhất
• Xử lý theo phương án báo giá

Khách hàng nên xác nhận nội dung này trước khi đặt hàng, đặc biệt với những tấm có giá trị vật liệu lớn.

Đổi Trả Hàng Hư Hỏng Do Vận Chuyển

Nếu phát hiện hàng có dấu hiệu:

• Móp
• Cong bất thường
• Va đập
• Hư hỏng
• Bao bì bị ảnh hưởng nghiêm trọng

khách hàng nên ghi nhận tại thời điểm nhận hàng nếu có thể.

Nên lưu:

• Hình ảnh
• Video
• Quantity
• Part number
• Tình trạng kiện
• Thông tin vận chuyển

Gia An Phú sẽ phối hợp xác định:

• Hàng đã có vấn đề trước khi giao
• Hư hỏng phát sinh trong vận chuyển
• Trách nhiệm thuộc Gia An Phú
• Đơn vị vận chuyển
• Hay nguyên nhân khác

Sau khi xác định nguyên nhân, phương án xử lý sẽ được thống nhất tương ứng.

Thời Điểm Phản Hồi Khi Phát Hiện Vấn Đề

Khách hàng nên thông báo sớm nhất có thể sau khi phát hiện vấn đề, đặc biệt trước khi sản phẩm được đưa vào các công đoạn tiếp theo.

Việc thông báo sớm giúp:

• Giữ nguyên hiện trạng
• Thuận tiện kiểm tra
• Xác định nguyên nhân
• Hạn chế mở rộng số lượng part bị ảnh hưởng
• Rút ngắn quá trình đối chiếu

Nếu đơn hàng cụ thể có quy định riêng về thời hạn kiểm tra hoặc nghiệm thu, nội dung đó được ưu tiên áp dụng.

Bảo Hành Và Đổi Trả Khác Nhau Như Thế Nào?

Hai chính sách có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.

Bảo Hành

Tập trung vào:

Sản phẩm có đúng yêu cầu đã xác nhận hay không và xử lý kỹ thuật thế nào nếu không phù hợp.

Ví dụ:

• Gia công lại
• Điều chỉnh
• Sản xuất lại

Đổi Trả

Tập trung vào:

Sản phẩm có đủ điều kiện để trả lại, đổi sang sản phẩm khác hoặc xử lý theo hình thức tương ứng hay không.

Với sản phẩm gia công riêng, nhiều trường hợp gia công lại hoặc sản xuất lại sẽ phù hợp hơn việc “trả hàng” theo nghĩa bán lẻ thông thường.

Trách Nhiệm Của Gia An Phú

Trong phạm vi đơn hàng đã xác nhận, Gia An Phú hướng đến việc:

• Cung cấp đúng vật liệu đã xác nhận
• Thực hiện đúng phạm vi gia công
• Kiểm tra thông tin trước khi sản xuất
• Tiếp nhận phản ánh
• Đối chiếu drawing và đơn hàng
• Kiểm tra nguyên nhân
• Phối hợp xử lý nếu vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm

Trách Nhiệm Của Khách Hàng

Khách hàng nên:

• Kiểm tra báo giá
• Xác nhận đúng material
• Xác nhận thickness
• Xác nhận size
• Kiểm tra quantity
• Gửi đúng drawing
• Xác nhận revision
• Ghi rõ yêu cầu kỹ thuật
• Kiểm tra hàng sau khi nhận
• Thông báo sớm khi phát hiện bất thường
• Không tiếp tục gia công part đang cần kiểm tra nếu có thể

Đặc biệt với hàng sản xuất riêng, xác nhận đúng dữ liệu đầu vào trước khi triển khai có vai trò rất quan trọng.

Ưu Tiên Điều Kiện Của Đơn Hàng Cụ Thể

Chính sách này quy định nguyên tắc đổi trả chung.

Đối với đơn hàng có:

• Hợp đồng riêng
• PO
• Tiêu chuẩn nghiệm thu
• Mẫu duyệt
• Điều kiện đổi trả riêng
• Drawing
• Yêu cầu kỹ thuật đặc biệt

thì điều kiện đã được hai bên xác nhận cho đơn hàng cụ thể được ưu tiên áp dụng trong phạm vi giao dịch đó.

Liên Hệ Yêu Cầu Đổi Trả

Khi cần Gia An Phú kiểm tra, khách hàng nên gửi:

THÔNG TIN ĐƠN HÀNG

PART NUMBER / REVISION

QUANTITY BỊ ẢNH HƯỞNG

MÔ TẢ VẤN ĐỀ

HÌNH ẢNH/VIDEO NẾU CÓ

Ví dụ:

PO GAP-003 – PART C01 – REV B – 4/50 part cần kiểm tra – kèm hình ảnh và thông tin đo.

Gia An Phú sẽ tiếp nhận và đối chiếu trước khi thống nhất phương án xử lý.

Thông Tin Liên Hệ Gia An Phú

Cơ Khí Gia An Phú
Cung cấp thép tấm và gia công kim loại tấm theo yêu cầu tại TP.HCM.

Xưởng sản xuất 1:
Đường Văn Tiến Dũng, xã Hưng Long, TP.HCM – gần cầu Ông Thìn.

Xưởng sản xuất 2:
262A Phạm Đăng Giảng, P. Bình Hưng Hòa, TP.HCM.

Hotline/Zalo: 0937.200.476
Email: cokhigiaanphu@gmail.com